Para ser plenamente productivos en el trabajo y desempeñarnos sin estrés, es imprescindible delegar tareas. Si se hace correctamente, la delegación nos ahorra tiempo a largo plazo y ayuda a otras personas del equipo a crecer y desarrollarse para alcanzar su máximo potencial.
Al delegar, debemos considerar tres aspectos:
- Qué tareas delegar
- A quién delegar la tarea
- Cómo establecer y supervisar el proceso de delegación
La primera pregunta es, ¿qué tareas debemos delegar?
Básicamente, deberíamos considerar delegar cualquier tarea que pueda ser realizada por otra persona, una tarea que se repetirá en el futuro y/o una tarea que permitirá a alguien del equipo enfrentarse a un desafío y crecer.
Al identificar a las personas a quienes delegar tareas, debemos hacernos las siguientes preguntas:
- ¿Tienen el conocimiento y la experiencia adecuados?
- ¿Tienen la actitud correcta?
- ¿Pueden dedicar tiempo para ser capacitados?
- ¿Cuál es su estilo de trabajo preferido?
- ¿Son capaces de trabajar de manera independiente?
- ¿Los objetivos y aspiraciones profesionales de la persona están alineados con la tarea?
- ¿Tienen tiempo para asumir el trabajo adicional?
El paso final es asegurarse de que el proceso de delegación esté bien establecido, comunicado y supervisado de manera efectiva. Esto se puede lograr siguiendo estas pautas:
- Asegúrate de que el resultado deseado esté claramente definido.
- Aclara las líneas de responsabilidad y autoridad: ¿cuánta capacidad de toma de decisiones tiene la persona delegada en el proceso?
- Proporciona el apoyo adecuado y estar disponible para responder preguntas.
- Enfócate en los resultados en lugar de los detalles de cómo se debe abordar la tarea; permite que la persona delegada use su creatividad.
- Fomenta la motivación y el compromiso al permitir que la persona vea el panorama general y cómo la finalización exitosa de la tarea puede impactar en los resultados finales, futuras promociones, etc.
- Acuerda un cronograma de puntos de control donde supervisarás el trabajo realizado hasta el momento.
Al principio, delegar un proyecto puede parecer una tarea desalentadora y algo que requiere una gran inversión inicial de tiempo y capacitación. Sin embargo, una vez que tenemos claro cómo abordar el proceso de delegación y comenzamos a observar los beneficios permanentes y a largo plazo, ya no contemplaremos ninguna otra forma de trabajar.
