En el acelerado mundo empresarial de hoy, la simplicidad es clave para una comunicación efectiva. La vieja expresión «ve al grano» es particularmente relevante para la redacción de correos electrónicos.
Este post te guiará en el arte de escribir correos electrónicos concisos y claros, ayudándote a simplificar tus mensajes para lograr el máximo impacto.
El Poder de la Simplicidad
La simplicidad es fundamental. Al redactar un correo electrónico, el objetivo es transmitir tu mensaje con la menor complejidad posible. Las personas tienen una capacidad de atención muy corta y no están dispuestas a concentrarse demasiado en un correo. De hecho, generalmente escaneamos el contenido de un correo para extraer la información importante, por lo que debes facilitarle al destinatario esta tarea.
Cómo escribir un correo electrónico efectivo
- Conoce tu propósito: Antes de enviar, pregúntate dos cosas cruciales: ¿por qué estoy enviando este correo y qué necesito del destinatario? La claridad en tu propósito es el primer paso para un correo exitoso.
- Un asunto, un correo: Mantén las cosas simples abordando un solo tema por correo. Esto no solo ayuda a la claridad, sino que también simplifica la organización para el destinatario.
- Límite de cinco frases: Si bien algunos correos pueden requerir más, trata de expresar tu mensaje en cinco frases concisas. Menos puede parecer abrupto, mientras que más es probable que desperdicie el tiempo del destinatario.
- Usa una estructura estándar: Adoptar una estructura estándar de correo puede ayudarte a mantener la brevedad y enfocarte. Una estructura típica incluye un saludo, una cortesía o cumplido, la razón de tu correo, una llamada a la acción, un mensaje de cierre y una despedida.
- Usa la voz activa: Elige la voz activa sobre la pasiva para una comunicación más clara y orientada a la acción.
- Palabras, oraciones y párrafos cortos: Respeta el tiempo de tu lector usando palabras cortas y dividiendo grandes bloques de texto.
- Revisa: Siempre revisa tu correo en busca de errores ortográficos y gramaticales, y elimina cualquier palabra o frase innecesaria. Asegúrate de que tu mensaje sea claro y esté libre de malentendidos.
Conviértete en alguien cuyas correos se lean de inmediato y ve al grano rápidamente creando mensajes breves, simples y relevantes. No solo serás respetado por aquellos con quienes interactúas, sino que también contribuirás enormemente a aumentar la eficiencia y productividad en el trabajo.
