El título de este post puede parecer bastante obvio para muchos, pero en algunas culturas es un desafío empezar una reunión a tiempo, por lo que TERMINAR una reunión a tiempo puede parecer una ‘misión imposible’. Sin embargo, como reitero en nuestros cursos de formación en reuniones, si están haciendo negocios con gente de países donde la puntualidad es muy importante y necesitan liderar reuniones, adherirse a los horarios es esencial.
Terminar una reunión a tiempo requiere, en primer lugar, que se haya estipulado una hora de finalización. De nuevo, esto parece obvio, pero es sorprendente cuántas veces se pasa por alto este pequeño detalle. La clave para terminar una reunión a tiempo está en la agenda de la reunión.
Una característica crucial de la agenda es que cada tema listado para discusión también debe tener un tiempo específico asignado. Es entonces responsabilidad del moderador asegurarse de que cada punto se discuta dentro del marco de tiempo permitido. Cualquiera que haya liderado una reunión con participantes muy vociferantes sabrá lo difícil que esto puede ser, pero difícil no es imposible, y la responsabilidad de garantizar que una reunión termine a tiempo realmente recae en el moderador.
Entonces, ¿Qué puede hacer un moderador para aumentar sus posibilidades de controlar una reunión lo suficientemente bien como para cumplir con los tiempos?
Aquí hay cinco consideraciones:
- Invita solo a las personas que sean absolutamente esenciales y puedan hacer una contribución.
- Al elaborar la agenda, asegúrate de que las personas relevantes sean consultadas y que también estén de acuerdo con el tiempo asignado a ciertos temas.
- Siempre comienza la reunión a tiempo, incluso si faltan algunas personas. Llegar tarde a las reuniones es a menudo un problema que puede solucionarse con un poco de autodisciplina por parte de todos. Sin embargo, la gente pronto comenzará a esforzarse más por llegar a tiempo cuando se dé cuenta de que el presidente no está dispuesto a esperarlos.
- Si alguien se desvía del tema, interviene y detenlo recordándole que ese no es el punto bajo discusión. Si desea hablar sobre un nuevo tema, debe incluirse en la agenda de otra reunión. Alternativamente, puede guardarse para el final de la reunión, siempre y cuando quede tiempo.
- Si un tema es lo suficientemente importante como para justificar exceder su tiempo asignado, tienes dos opciones: reprogramar para continuar discutiendo en otra ocasión o renegociar la agenda con los otros participantes para ver si otros temas pueden posponerse.
Terminar las reuniones a tiempo tiene dos beneficios importantes:
Mejora la productividad en general, ya que las personas se sienten seguras de programar otras citas inmediatamente después de la reunión, en lugar de dejar un gran margen de tiempo “por si acaso” la reunión se prolongue.
También aumenta la moral del personal al reconocer que su tiempo está siendo respetado y no “robado” por reuniones ineficientes.
