Es todo un desafío mantenerse al día con todo lo que nos llega en esta era tecnológica; tenemos que desarrollar habilidades de priorización más que nunca y es tentador centrarse en nuestro propio mundo de preocupaciones inmediatas y problemas urgentes.
El correo electrónico, y más concretamente, la gestión del correo electrónico, se ha convertido en una habilidad en sí misma. Aquellas personas que lo gestionan con éxito combinan la priorización de su tiempo “to get things done» con el mantenimiento de una relación efectiva por correo electrónico con sus redes habituales.
¿Alguna vez te has sentido perplejo (y probablemente un poco molesto) porque personas con las que tienes una relación profesional simplemente no responden a tus correos electrónicos? ¿Qué ha pasado con los buenos modales de antaño? De acuerdo, tal vez el término «modales» ya no sea atractivo; en este contexto, reemplacémoslo con el término «netiqueta». Porque al final, estamos tratando con PERSONAS. Puede que tengamos una pantalla de ordenador que nos separa, pero hay una persona enviando el correo y otra recibiéndolo.
La forma en que las personas se comportan con respecto al correo electrónico me dice mucho. Aquellas personas con las que tengo una relación y que responden a mis correos, incluso si es solo un acuse de recibo y especialmente si es para decir gracias, suben unos puntos en mi escala de integridad. Como en cualquier aspecto de la vida, es nuestro comportamiento lo que allana el camino para una relación personal y/o profesional positiva entre dos personas. Aquellos que no observan simples códigos de conducta cuando se trata de responder correos electrónicos podrían estar perdiendo oportunidades.
¿Y qué me dices de esas personas que son demasiado perezosas para cambiar el “asunto” del correo? Quieren hablar de un tema completamente diferente al anterior, así que encuentran el último correo que intercambiaron contigo y simplemente empiezan a escribir. Te confundes antes de abrir el correo para luego darte cuenta de que el correo es interminable con todos los intercambios anteriores.
Continuando con una nota práctica (ya van suficientes quejas por ahora), ¿cómo podemos gestionar de manera efectiva nuestro correo electrónico mientras al mismo tiempo reservamos tiempo para hacer los aspectos importantes que nos permiten avanzar en nuestro trabajo?
Aquí tienes algunos consejos para gestionar el correo electrónico:
- Asigna momentos específicos del día para REVISAR el correo electrónico y momentos diferentes para GESTIONAR el correo.
- Trabaja con el concepto de bandeja de entrada cero. ¿Cómo logramos esto? Vamos al siguiente consejo…
- Cuando revisas tus correos electrónicos, escanéalos rápidamente para en seguido ponerlos en uno de estos 5 archivos: hacer, eliminar, delegar, archivar y posponer.
- Cuando llega la hora que hayas asignado para gestionar correos, revisa los archivos de hacer, posponer y delegar para tomar las acciones apropiadas.
Perdemos mucho tiempo abriendo correos electrónicos, leyéndolos y pensando que los atenderemos más tarde solo para volver a los mismos correos en una bandeja de entrada aún más llena. Incluso la simple visión de una bandeja de entrada enorme antes de comenzar a abordar cualquier cosa drena tu energía. Sin duda, el concepto (y el logro) de la bandeja de entrada cero es muy atractivo.
Si buscas más detalles sobre cómo gestionar el correo electrónico y, de hecho, la gestión del tiempo en sí, te recomiendo encarecidamente el libro “Getting Things Done” de David Allen. Soy un poco fanático de la gestión del tiempo y, en mi opinión, el libro de Allen es el trabajo más práctico que he leído sobre el tema.
Consulta su sitio web: http://www.gettingthingsdone.com
