«Así es como siempre lo hemos hecho.»
Aunque esta frase no me la dicen directamente, es algo que constantemente se me viene a la mente cuando doy formación sobre habilidades de presentación en empresas.
He aprendido que la decoración de oficina de última generación y los gadgets de comunicación más recientes no garantizan presentaciones efectivas y modernas.
Lo que más me sorprende es que, aunque una buena presentación puede impulsar o arruinar tu carrera, son las malas presentaciones las que dominan en el entorno corporativo de mandos intermedios. De hecho, hace unos años, el Financial Times trató este tema de manera muy seria al declarar que «una mala presentación es equivalente a fraude.»
Cuando empiezo a trabajar con nuevos clientes, generalmente hablamos cómo se sienten sobre hacer presentaciones, cuáles son sus fortalezas y debilidades, y luego pasamos a una presentación de ejemplo. En aproximadamente el ochenta por ciento de los casos, un mensaje potencialmente poderoso se pierde y es abrumado por diapositivas de PowerPoint que, francamente, tomarían todo el día en leerse y asimilarse adecuadamente.
Lo que me encanta de la formación en habilidades de presentación es que es un tema «completo,» es decir, que contiene la «integridad» de la comunicación, desde la mentalidad, creencias y habilidades del emisor (el presentador) hasta la mentalidad, personalidad y expectativas del receptor (la audiencia). Y hay un mundo entero en medio de esto, lo que significa que cada persona que debe hacer una presentación tiene fortalezas y debilidades completamente diferentes.
Sin embargo, una debilidad común entre mis clientes es que hay demasiada información en las diapositivas de PowerPoint, lo que distrae del mensaje principal. Parece que existe un mito corporativo común que dice que las diapositivas son la presentación, y cuanto más información contengan, mejor.
Volviendo a la presentación de ejemplo que pido a mis clientes que hagan, mis comentarios inmediatos suelen incluir afirmaciones como:
- «La audiencia no puede leer y escucharte al mismo tiempo.»
- «¿Por qué hay tres gráficos en la diapositiva si solo estás hablando de uno de ellos?»
- «Si la audiencia está leyendo tu presentación desde las diapositivas, ¿entonces por qué estás ahí? Eres redundante.»
A menudo, veo cómo una pequeña «bombilla» se enciende en la mente de mis clientes al asimilar la lógica de estos comentarios. Entonces, comenzamos a trabajar. Y, en esencia, este trabajo consiste en convertir algo complicado en algo sencillo, lo que lleva a que ese algo sea una presentación CON IMPACTO.
La simplicidad bien elaborada = impacto
A la audiencia no le gusta tener que esforzarse para seguir tu presentación; solo quieren que llegues a tu argumento rápidamente y de manera simple (un poco de pasión también ayudará).
Ahora, si estamos hablando de simplicidad, para aquellos no nativos que se preocupan por su nivel de inglés, bueno, eso es una buena noticia, ¿no? En el mundo de los negocios, realmente no necesitas el tipo de vocabulario que se espera de un profesor universitario. Si tu inglés es lo suficientemente bueno para comunicarte en una conversación normal, es ciertamente lo suficientemente bueno para dar una buena presentación. Créelo: tienes suficiente vocabulario para hablar sobre tu tema y hacerte entender, porque lo que nosotros, la audiencia, queremos es que te expreses claramente y de manera concisa; nos impresiona más la claridad y la simplicidad que la verbosidad.
Volviendo a las diapositivas de PowerPoint, seamos sinceros, toda la tecnología del mundo nunca ocultará una mala presentación. ¿Y a qué nos referimos con una mala presentación? Nos referimos a que el mensaje principal de la presentación no es claro porque el presentador no se ha esforzado en reducir la presentación a la cantidad correcta de información (hablada y visual) que permita que el mensaje principal se comunique de manera efectiva. La audiencia se va confundida.
Para muchos presentadores, un desafío particular es crear diapositivas de gráficos y tablas que no caigan en la categoría de una «mala presentación» tal como se define arriba.
En su libro «That Presentation Sensation,» Martin Conradi y Richard Hall hablan de la «prueba de la madre fría». Y por cierto, si tu propia madre no está disponible, «cualquier madre que pase servirá». La idea de la «prueba de la madre fría» es que muestres una copia de tu gráfico/tabla a la madre en cuestión. Si ella puede decirte qué significa el gráfico, entonces bien hecho, lo has logrado. Si necesita ponerse sus gafas, entonces «ya estás en problemas». Si no puede entender la diapositiva con sus gafas puestas, entonces puedes apostar que tu audiencia potencial de la presentación tampoco lo hará. Todos los gráficos, tablas y números deben simplificarse y reducirse al punto básico que intentas comunicar; todos los demás detalles, de apoyo o adicionales, deben ponerse en un apéndice o eliminarse.
«La simplicidad es la máxima sofisticación.»– Leonardo da Vinci
Y la simplicidad es lo que anhelamos en nuestro entorno corporativo demasiado ocupado y falto de tiempo.
Así que seamos valientes. Resistamos la tentación de presentar como todos los demás lo están haciendo en nuestra empresa (a menos que seas uno de los afortunados donde ya se ha instalado una cultura moderna de presentaciones en el trabajo). Rompamos con la mentalidad de «Así es como siempre lo hemos hecho» y abracemos la simplicidad y la claridad. Encontrarás mayor satisfacción en ello. Si se hace bien, los altos ejecutivos ciertamente te lo agradecerán, y si estamos hablando de hacer o deshacer carreras, bueno, te dejo sacar tus propias conclusiones…
