El otro día estaba hablando con un amigo sobre la gestión del tiempo. Me contaba que tiene tantas alarmas vinculadas a todas sus tareas y citas que, cuando suenan, en realidad no les presta atención, mmmm. Antes de que tuviera tiempo de decir algo, hizo un comentario muy acertado: “Sabes, Janice, eso realmente no me sirve”.
Me hizo pensar… ¿cuántos de nosotros apilamos todas nuestras tareas, sin importar el marco de tiempo y la prioridad, en un calendario o en una enorme lista de tareas?
La regla de oro de la gestión del tiempo es que el calendario es sagrado, solo las citas y compromisos específicos de tiempo deben ir allí. Si no es así, no podrás confiar en tu calendario y comenzarás a sentirte estresado al experimentar la ilusión de que tu día está completamente “abarrotado”.
De la misma manera, asegúrate de que tu lista de tareas diarias sea solo eso: una lista de cosas que planeas hacer ese día y que puedes lograr de manera realista.
Aquí tienes un gran consejo para organizarte y realmente sentir que tienes el control de tus tareas: Haz diferentes listas para las tareas que deben completarse en diferentes plazos.
- Usa un calendario solo para compromisos específicos de tiempo.
- Usa una lista de tareas diarias para las tareas que planeas completar ese día.
- Haz una lista de tareas semanales.
- Haz una lista de tareas mensuales.
- Haz una lista de “algún día” para las acciones que no tienen prioridad a corto plazo.
La clave es mover tus tareas desde las listas mensuales a las semanales y luego a las diarias, para que seas TÚ quien controle tus listas en lugar de que ellas te controlen a ti. Ahora podrías decir que esto parece mucho trabajo (¡y muchas listas!), pero una vez que te acostumbras a revisar tus tareas según el marco de tiempo y solo seleccionas las necesarias para un día en particular, pronto experimentarás la sensación de espacio y control que todos buscamos en la gestión del tiempo. Y es tan satisfactorio ver todas (o casi todas) las tareas tachadas como completadas al final del día. No nos preocupan ni nos estresan las demás tareas programadas para esa semana, ya que no están en la lista de hoy.
Cuando estoy fuera impartiendo formación todo el día, casi no hay nada en mi lista diaria, ya que sé que no podré completar ninguna tarea más que impartir la formación para la que me han contratado. Esto realmente me deja enfocado en concentrarme en la formación, y llego a la lista del día siguiente sintiéndome renovado y en control.
¡Pruébalo!
